 |
 |
Információs társadalom - az emeltszintű, értéknövelt információszolgáltatás megvalósíthatósága az önkormányzatoknál Majzikné Bausz Ágota
Abstract The "Demand Driven Information Tools" project explores the steps of introduction and establishing e-administration and the opportunities of disseminating e-democracy in a more widen circle. The scope of duties in the project is multidisciplinary, to successfully reach the predetermined targets needs the cooperation of administrative specialists, jurists, administration-reengineering specialists, financial and computer specialists, sociologists. The participants of the project try to make an advance in the next areas:
The partners of the consortium (Budapest University of Economic Sciences and Public Administration, Computer and Automation Research Institute of the Hungarian Academy of Sciences, Kaposvár Local Government and Matáv Hungarian Telecommunication Company) cooperate in the development and introduction of prototype of a user-friendly e-administration system-part. The potential client-side will be examined by the sociologists. Az MTA SZTAKI "Az információs társadalom igényorientált eszközei és rendszerei" című NKFP projektje keretében az e-közigazgatás bevezetésének, kiépítésének lépéseit, az e-demokrácia minél szélesebb körű elterjesztésének lehetőségeit kutatja. "Az információs társadalom igényorientált eszközei és rendszerei" című projekt által kitűzött fontosabb feladatok, elérendő eredmények a következők:
A projektet alkotó konzorcium tagjai a Budapesti Közgazdasági és Államigazgatási Egyetem, az MTA SZTAKI, Kaposvár Megyei Jogú Város (a továbbiakban KMJV) Önkormányzata és a MATÁV Rt. közösen dolgoznak egy ügyfélbarát e-közigazgatási rendszer-rész prototípusának fejlesztésén és bevezetésén a potenciális ügyféloldal szociológusok által történő vizsgálata mellett.
1. Bevezetés Jelen cikkünk célja "Az információs társadalom igényorientált eszközei és rendszerei" című NKFP projektünk keretében megvalósuló kutatás-fejlesztési tapasztalatok, eredmények áttekintő jellegű bemutatása. A projekt az e-közigazgatás bevezetésének, kiépítésének lépéseit, az e-demokrácia minél szélesebb körű elterjesztésének lehetőségeit kutatja. A projekt feladatköre multidiszciplináris jellegű: a célok sikeres megvalósításához az egyes szakterületeket kiválóan ismerő közigazgatási szakemberek, szakjogászok, ügyvitelszervezési-, pénzügyi- és számítógépes szakemberek, szociológusok együttgondolkodására, együttműködésére van szükség. A projekt résztvevői a következő területeken próbálnak előrelépni:
A projektet alkotó konzorcium tagjai a Budapesti Közgazdasági és Államigazgatási Egyetem, az MTA SZTAKI, Kaposvár Megyei Jogú Város Önkormányzata és a MATÁV Rt. közösen dolgoznak egy ügyfélbarát e-közigazgatási rendszer-rész prototípusának fejlesztésén és bevezetésén a potenciális ügyféloldal szociológusok által történő vizsgálata mellett.
2. Nemzetközi és magyarországi felméréseink tapasztalatai Az e-kormányzat definíció szerint a kormányzati információk és szolgáltatások online módon történő eljuttatása Interneten vagy más digitális médián keresztül. Az e-kormányzat kifejezésre a világban számos szinonimát is használnak: ezek pl. a digitális kormányzat (digital Government), online kormányzat (online Government), eGov, stb. Összefoglalva a nemzetközi tapasztalatokat, az e-kormányzat az állampolgárok és a vállalkozások körében mostanra széles körben elfogadottá vált, és egyre szélesedő irányzatnak látszik világszerte. Az állampolgárok és vállalkozások a tapasztalatok szerint elégedettebbek az e-kormányzati szolgáltatásokkal, mint a hagyományos kormányzati szolgáltatásnyújtással. Az állampolgárok és a vállalkozások az e-kormányzattól elvárják, hogy hatékony, idő- és költségtakarékos legyen. Az e-kormányzat hatékonyságát három kritikus mérőszámmal lehet meghatározni. Ezek az
A legkritikusabb kérdés az e-kormányzat elfogadásában a bizalom. A kormányzatnak a nyilvánosság bizalmát hosszú távon/hosszú távra kell elnyernie. A felmérés szerint az e-kormányzat bevezetésekor az állampolgárok legnagyobb előnynek a kormányzat megnövekedett felelősségét látják (átláthatóság), ezt követi a nagyobb mértékű nyilvános hozzáférés az információkhoz, valamint a hatékonyabban működő/költség-hatékonyabb kormányzat. Az e-kormányzat előnyei:
Az e-kormányzat szóba jöhető hátrányai:
Az e-kormányzat fejlődése és elterjedtsége függ az emberek képzettségétől és tudatosságától. Az állampolgárok előnyben részesítik azokat a kezdeményezéseket, amelyek közelebb vannak az otthonukhoz állami vagy helyi szinten. Egy e-kormányzati portálnak mindezen igényeket egyszerre kell kielégítenie. A site-nak jól tagoltnak, világos szerkezetűnek kell lennie. Tapasztalatok szerint az e-kormányzati rendszerek tervezéskor legfontosabb szempont, hogy a site szerkezetének kialakításakor ne a szerv valóságos felépítését kövessék, hanem a felhasználó gondolkodását és érdeklődését. Célszerű a látogatókat kategóriákba sorolni és külön-külön megszólítani (helyi lakosok, üzletemberek, turisták, idősek, fiatalok, stb.) A helyi lakosok ügyeit a legtöbb helyen élethelyzetek szerint, vagy az életút modell alapján csoportokba sorolják, így hamarabb meg lehet találni az elintézendő ügyet. Az "élethelyzetek" menüpont végigvezeti az érdeklődőket az egyes életszakaszokkal (gyermekvállalás, utazás, bűneset, gyász, stb.) kapcsolatos legfontosabb tudnivalókon, teendőkön. A Gartner Group véleménye szerint az e-kormányzatnak 4 fejlődési fázisa van:
Összefoglalva tapasztalatainkat elmondhatjuk, hogy amennyiben a magyarországi kistelepülések önkormányzatai már rendelkeznek webhellyel, akkor elérték a világ pillanatnyi fejlettségi szintjét. Elmaradást a nagyobb önkormányzatok esetében tapasztalhatunk, ahol nálunk még nagyon kevés interaktív szolgáltatás létezik és működik (Pedig külföldi példák már szép számmal találhatók.). Fontos lenne egy központi kormányzati kezdeményezés központi PKI rendszer felállítására. E nélkül nem várható, hogy erős hitelesítést igénylő szolgáltatások elindulnak. Lendületet kellene kapnia a digitális aláírás törvény alkalmazásának is, törvényi változtatások nélkül az önkormányzatok gúzsba vannak kötve.
3. Közigazgatási információs modellalkotás A projekt egyik leghangsúlyosabb részfeladata a kiválasztott helyi önkormányzat esetében annak vizsgálata és rendszerbe foglalása volt, hogy az elektronikus közigazgatás és kormányzás elemeinek definiálása és megvalósíthatósági elemzése során az önkormányzatra milyen feladatkörök hárulnak, ezeket a feladatokat hogyan lehet az információs társadalom igényeinek megfelelően folyamatszemléletű megközelítéssel újratervezni, elemezni majd általánosan leírni. A részfeladat munkálatai során kiindulópontként az önkormányzat a közigazgatásban és a civil környezetben elfoglalt helyzetét vizsgáltuk. Felmértük a lakossággal, vállalkozásokkal, valamint a vele kapcsolatban álló közigazgatási szervekkel közös kapcsolódási pontjait. A közös kapcsolódási pontokban megvizsgáltuk az itt átáramló információ irányultságát és információtartalmát, és készítettünk egy nagyvonalú kapcsolati rendszer diagrammot. Az 1. ábrán az önkormányzattól külső partnerei felé irányuló folyamatcsoportok összefoglalása látható. Az 1. ábra megtekintéséhez klikkeljen ide! 1. ábra Az Önkormányzattól és intézményeitől a külső kapcsolatok felé kiinduló folyamatcsoportok definiálása
Az önkormányzat feladatainak felmérése során az alábbi bontás-szerkezetet alkalmaztuk: A feladatok az ügyintézés helye szerint lehetnek:
A feladatok az ügyintézés típusa szerint lehetnek:
Ennek a munkának a keretében az önkormányzatot az első lépésben egységes egészként modelleztük és feltérképeztük kapcsolatrendszerét. A nagyvonalú áttekintés után vertikálisan és horizontálisan is részelemekre bontottuk a működési folyamatokat, és felmérést készítettünk az önkormányzat egyes igazgatóságainak, irodáinak külső-belső kapcsolatrendszeréről és működéséről. A részelemeket egészen a legalsó építőkockákig, a tényleges ügyintézési munkafolyamat elemekig bezárólag vizsgáltuk meg és modelleztük. A modell elemeit adatfolyam-ábrákkal szemléltettük.
2. ábra Beadványok, kérelmek beadása A 2. ábrán az egyik legáltalánosabb folyamat, az ügyfelektől érkező beadványok kezelése és fogadása látható. 3.1 Az értéknövelt információszolgáltatás hatásai A közigazgatási információs modellalkotás egyik fontos elemeként megvizsgáltuk, hogy a folyamatok tervezett elektronikussá alakításával kialakuló emeltszintű, értéknövelt információszolgáltatás milyen hatással lesz a közigazgatás és az önkormányzat döntési mechanizmusaira. A hatásvizsgálathoz sor került az MTA SZTAKI, valamint a BKÁE Államigazgatási Főiskolai Kar Közigazgatás-szervezési és Urbanisztikai Tanszéke közreműködésével KMJV Polgármesteri Hivatala Műszaki Hatósági Irodájának ügyvitel-szervezési, igazgatás-szervezési szempontból történő felmérésére. A felmérés keretében átvilágítottuk az iroda jelenlegi munkafolyamatait, minden munkafolyamatról ügymenetmodell készült. Az ügymenetmodellek a lezárt ügyek érdemi és ügyviteli mozzanataira bontását, az egyes mozzanatok elvégzéséhez szükséges munkaidő becslését, valamint az egyes mozzanatok elvégzésének jogszabályi kereteit tartalmazzák. Az ügymenetmodellek folyamatábraszerűen lettek megrajzolva. A 3. ábrán egy példa ügymenetmodellt rajzoltunk fel.
3. ábra: Szakhatósági állásfoglalás folyamat ügymenetmodellje A felmérés tanulságai
4. A megvalósítandó rendszer elemeinek bemutatása A felmérések elvégzése, a tapasztalatok értékelése után következett a KMJV Önkormányzatánál a megvalósítandó rendszer elemeinek meghatározása, a konkrét rendszertervek elkészítése. A megvalósuló termékek tervezésekor figyelembe kellett venni a konkrét helyi igényeket és adottságokat is. (A kialakítandó szolgáltatások fenntartása és üzemeltetése financiális és humánpolitikai szempontból milyen terheket ró az önkormányzatra, és ezeket a terheket képesek-e vállalni.) A projekt keretében a 4. ábrán vázolt rendszer kerül megvalósításra. A megvalósuló front office modulok:
A kiépülő back-office rendszerelemek: 1. Intranet portál 2. Építéshatósági ügyintézést támogató rendszer (workflow + webservices) 3. E-közgyűlést támogató (workflow + webservices)
Internet-portál főbb funkciói:
Elektronikus ügyintézési felület kialakítása a Műszaki Hatósági Irodához
Az Intranet főbb pontjai:
4. ábra A tervezett rendszer szerkezeti vázlata
A természetes nyelvi értelmező modul kihasználja magyar
nyelv szintaktikus és grammatikai szabályait, és azon túlmenően egy
beépített szótár alapján korlátozott szemantika felismerést tesz lehetővé.
Itt nem cél a teljes szemantikus értelmezés, hanem csak az információ
irányítás célú felhasználás. A működés alapja a magyar nyelv statisztikai
feldolgozása és egy új szemantikai távolságfogalom, mint új tudományos
eredmény beépítése működő informatikai rendszerbe.
5. Összefoglaló Az ügyintézési rendszert természetesen nem lehet és nem is szabad tisztán elektronikus alapúvá átalakítani. A folyamatokat úgy kell átszabni, hogy a személyes megjelenések számát minél kevesebbre lehessen lekorlátozni még akkor is, ha teljesen kikerülni nem lehet. Így az egyes folyamatok vegyes felépítésűek lesznek. Egyes szakaszaik bonyolódhatnak elektronikus úton az Interneten keresztül, de a kényesebb pontokon szükség van személyes megjelenésre is. A határozatokat a jelenlegi gyakorlat és törvények miatt célszerűbb papíron kiküldeni.
Irodalomjegyzék:
|
|
|
